Raamatupidamine
Arved, aktid ja majandusaasta aruande kinnitused saabuvad allkirjastatult. Töökord:
- Lohista kuu konteinerid korraga ASiCE Viewerisse.
- Kontrolli iga konteineri allkirjakaardilt allkirjastajat ja kuupäeva.
- Võta nupuga Laadi kõik alla (ZIP) PDF-id raamatupidamisprogrammi jaoks välja.
- Arhiveeri algsed
.asicefailid koos perioodi dokumentidega.
Personalitöö
Töölepingul peavad enne esimest tööpäeva olema mõlemad allkirjad. Ava konteiner ja loe allkirjakaardid üle: üks kaart tähendab, et töötaja ei ole veel allkirjastanud. Rolliväljal on sageli „Tööandja“ või „Töötaja“, nii et puuduja on kohe näha.
Õigustöö
Juristi huvitab aeg. Allkirjakaardil on allkirjastamise aeg ja ajatempel; üksikasjades on sertifikaadi kehtivusaeg ja see, kas see kattis allkirjastamise hetke. Kõige jaoks, millele vaidluses tuginetakse, tasub lisaks teha ametlik valideerimine. Vaatur on kiire esmane pilk.
Kinnisvara- ja üürihaldus
Levinud on piltidega üleandmisaktid: ühes konteineris on PDF ja mitu fotot. Faililoend näitab neid kõiki ja pildid avanevad otse eelvaates.
Head tavad meeskonnale
| Tava | Miks |
|---|---|
Säilita .asice, mitte ainult PDF | Konteiner on allkirjastatud originaal |
| Pane failidele nimed enne allkirjastamist | Allkirjastatud konteineris ei saa nimesid muuta |
| Vaata üle kõik failid loendis | Üks allkiri katab need kõik |
| Ära edasta väljavõetud PDF-i „allkirjastatuna“ | Sellel ei ole allkirja |
| Vaidluse korral kasuta ametlikku valideerijat | Vaatur ei anna hinnangut |
Lugemine laua tagant eemal
Kooskõlastused ei oota tööaega. ASiC-E Vieweri rakendus Androidile avab meili või vestluse manused võrguühenduseta ja ekspordib dokumendi PDF-iks, mille päises on allkirjastaja ja allkirjastamise aeg.
Kus lugeja piir on
Lugeja ei allkirjasta, ei muuda ega asenda valideerimist. Selleks on ametlik klient. Mitme dokumendiga konteineritest räägib ASiC-E dokumendivaatur.
Korduma kippuvad küsimused
Kas saan avada palju konteinereid korraga?
Jah. Vali või lohista mitu faili; need ilmuvad loendina ja iga konteiner avaneb ühe klõpsuga.
Kuidas allkirjastatud dokumente arhiveerida?
Hoia algne konteinerifail muutmata kujul. Seda võib säilitada nagu iga teist faili; pikaajaline säilitamine võib nõuda ka üle ajatembeldamist.